Importul Clienților cu Sold Inițial (Facturi Restante)

editează

Funcția de import existentă se extinde prin adăugarea soldului inițial al clienților. Astfel, preluați rapid toate facturile neachitate din trecut, asigurându-vă o evidență contabilă precisă încă de la prima utilizare.

Pasul 1: Accesarea modulului de Import Clienți

1. Accesați meniul lateral: Clienți -> Client.
2. În colțul din dreapta-sus, apăsați butonul Importă din fișier.

Pasul 2: Pregătirea fișierului Excel

1. Descărcați macheta de lucru utilizând link-ul Descarcă exemplu fișier.
2. Identificați coloana Sold inițial. Aceasta extinde importul standard, permițându-vă să atașați facturile restante fiecărui client.

Pasul 3: Sintaxa pentru Soldul Inițial

Pentru ca sistemul să proceseze corect datele, respectați următoarele reguli în celula de Excel:

• Pentru o factură: Data factură; Data scadență; Serie; Număr; Valoare; Monedă
  • Exemplu: 01.01.2024; 15.01.2024; ABC; 101; 500; RON
• Pentru mai multe facturi: Separați-le prin simbolul bară verticală |.
  • Exemplu: Factura 1 | Factura 2 , adică: 01.01.2024; 15.01.2024; ABC; 101; 500; RON | 15.01.2024; 30.01.2024; ABC; 105; 1200; RON

Pasul 4: Încărcarea și Maparea datelor

1. Încărcați fișierul completat în platformă și apăsați Continuă.

Modul de completare a fișierului Excel depinde de situația în care vă aflați:

1. Dacă adăugați un client pentru prima dată: Trebuie să completați toate câmpurile obligatorii alături de coloana pentru Soldul Inițial.
2. Dacă actualizați un client existent: Dacă doriți doar să adăugați facturi restante unui client care se află deja în baza de date, este suficient să completați doar câmpurile de identificare (Nume, CUI) și coloana Sold inițial.

2. Finalizați procesul apăsând butonul Import.

Pasul 5: Verificarea restanțelor

• În Vânzări -> Facturi, veți regăsi facturile importate.
• Fiind înregistrări istorice (emise anterior în alt sistem), acestea prezintă diferențe majore față de facturile generate direct în platformă.

Ce puteți face cu aceste facturi:

• Să înregistrați încasarea lor pentru a stinge datoria clientului.
• Să le aplicați etichete sau să le ștergeți.

Ce NU puteți face (limitări):

• Fără Editare: Datele acestor facturi nu pot fi modificate după import.
• Fără Vizualizare/PDF: Nu se poate genera sau descărca un document PDF și nu se poate genera un document tipizat în baza lor.
• Fără e-Factura: Nu pot fi transmise către sistemul RO e-Factura (se presupune că au fost raportate la momentul emiterii lor reale).

Pasul 6: Analiza în Fișa Clientului

Pentru o verificare rapidă, accesați profilul clientului -> tab-ul Fișă client. Aici veți vedea situația centralizată a soldului.

🔎 Notă privind strategia de introducere a Soldului Inițial

Există două abordări utilizate frecvent de companii, în funcție de nivelul de detaliu dorit în evidență:

1️. Varianta granulară (factură cu factură)

Unii utilizatori preferă să reproducă integral situația istorică, introducând fiecare factură restantă individual.
Avantaj:

• Evidență detaliată per document.
• Posibilitatea de a urmări exact ce factură a fost stinsă printr-o anumită încasare.

Această abordare este recomandată în special dacă doriți o trasabilitate la nivel de document.

2️. Varianta consolidată (o singură factură cumulată)

Alți utilizatori aleg să introducă o singură factură distinctă (cu o serie și un număr dedicate), care cumulează toate datoriile istorice ale clientului.

Exemplu:
Se creează o înregistrare unică ce reflectă „Sold inițial – situație la data X”, cu valoarea totală a restanțelor.

Avantaj:

• Implementare rapidă.
• Simplificarea evidenței istorice.

În acest caz, în Fișa Clientului va apărea un Sold inițial = suma totală, iar ulterior se vor adăuga în mod natural toate facturile emise direct din platformă.

Când clientul efectuează o plată pentru datorii anterioare migrării în sistem, încasarea se va aloca pe această factură de sold inițial.

Concluzie

Alegerea metodei depinde exclusiv de politica internă și de nivelul de detaliu dorit în evidența financiară. Ambele variante sunt corecte din punct de vedere funcțional; diferența constă în granularitatea raportării și în modul de urmărire a stingerii creanțelor.